How-To: Finanzen

Bei jeder Thunis-Produktion fallen Kosten für Requisiten, Kostüme, Raummieten und vieles mehr an. Außerdem ist eine korrekte Buchführung wichtig, damit alle Kosten ordnungsgemäß bezahlt werden können.

Einnahmen

Üblicherweise gibt es bei Thunis-Produktionen folgende Einnahmen:

Kartenverkauf: In den Wochen vor den Aufführungen und an der Abendkasse werden Tickets verkauft. Die Tickets werden zu einem Vollpreis und zu einem ermäßigten Preis (für Schüler, Studierende, Azubis, etc.) verkauft. Wichtig: Ticketverkäufe sind nur schwer vorhersehbar, weswegen man sich nicht auf diese Einnahmen verlassen sollte!
Getränke-/Snackverkauf: An der Abendkasse werden vor und nach der Aufführung sowie in Pausen Getränke und ggf. Snacks verkauft. Auch diese Einnahmen sind nur schwer planbar, mehr dazu im Artikel zum Verkauf.
Sponsoring: Die Unterstützung durch Firmen, Institute und Privatpersonen ist gut planbar, muss aber frühzeitig eingeworben werden. Mehr dazu im Artikel zum Sponsoring.
Spenden: Es empfiehlt sich, bei den Aufführungen eine Spendendose hinzustellen.

Darüber hinaus stellt Thunis allen Projekten einen Grundbetrag als finanzielle Absicherung zur Verfügung. Details hierzu sind mit dem Ältestenrat zu besprechen.

Ausgaben

Erfahrungsgemäß entstehen bei Theaterproduktionen immer unvorhergesehene Ausgaben. Daher sollte stets mit genügend Puffer geplant werden. Nachfolgend eine Liste von potentiellen Ausgaben, die bei Theaterproduktionen in der Vergangenheit entstanden sind:

Textbücher: Üblicherweise erheben Theaterverlage Druckgebühren für Textbücher.
Tantiemen/Aufführungslizenz: Viele Theaterverlage verlangen Aufführungsgebühren für die Nutzung Ihrer Stücke. Diese Gebühren sollten bei Auswahl eines Stücks berücksichtigt werden.
Saalmieten/Schließdienste: Vor allem bei Aufführungen an Wochenenden und Feiertagen oder außerhalb des Theatersaals können Saalmieten oder Sonderkosten für Schließdienste anfallen.
Requisiten/Bühnenbild: Thunis besitzt im Container einen Fundus an Requisiten. Sonstige Requisiten (insb. Möbelstücke) können oft günstig oder sogar kostenlos über Ebay Kleinanzeigen oder Floh-/Antiquitätenmärkte beschafft werden.
Kostüme: Passende (sowohl bzgl. der Größe als auch bzgl. des Gesamtbilds) Kostüme sind oft schwer gebraucht zu finden und müssen dann neu gekauft werden. Hier fallen schnell größere Kosten als vorhergesehen an.
Kosmetika: Kosmetika können in den meisten Fällen über den Verein abgerechnet werden. Dies ist mit dem Ältestenrat zu besprechen.
Logistik: Für den Transport mancher Requisiten wird ein größeres Fahrzeug (z.B. ein Transporter) benötigt. Optimalerweise kann dies privat organisiert werden, aber gerade bei zeitkritischen Transporten können Fahrzeugmieten anfallen.
Werbemittel: Üblicherweise werden Produktionen mit Plakaten und Flyern beworben. Mehr dazu im Artikel zur Werbung.
Ticketdruck: Für den Einlass bei Aufführungen müssen Tickets gedruckt werden. Mehr dazu im Artikel zum Verkauf.
Technik: Für aufwendigere Inszenierungen und Aufführungen außerhalb des Theatersaals kann zusätzliche Technik nötig sein, die dann angemietet werden muss.
Musik-/Video-/Bildlizenzen: Werden in einem Stück urheberrechtsgeschützte Medien genutzt, können dafür Nutzungsgebühren anfallen.
Haftung: Sollten bei einer Produktion Sachschäden entstehen, lohnt sich ein Puffer zur Ersetzung.

Insgesamt sollte mit genügend Puffer für unvorhergesehene Kosten gerechnet werden. Zudem ist es wünschenswert, dass Produktionen schlussendlich größere Einnahmen als Ausgaben haben, um finanziell schwächere Produktionen unterstützen zu können. Überschüssige Einnahmen werden vom Verein verwaltet.

Buchführung

Alle Einnahmen und Ausgaben müssen schriftlich dokumentiert werden. Für alle Ausgaben müssen außerdem Originalrechnungen aufbewahrt werden und bei der finalen Abrechnung an den Ältestenrat übergeben werden. Zur Sicherheit sollte jede Rechnung gescannt werden, um im Falle eines Verlust zumindest eine Kopie einreichen zu können. Um einen Gesamtüberblick über die Finanzen zu behalten empfiehlt es sich, eine Tabelle mit allen Posten zu führen. Eine solche Tabelle sollte mindestens folgende Daten erfassen:

Für Ausgaben: Wie viel Geld?, Wofür?, Wer hat das Geld vorgelegt?, Wo befindet sich die Rechnung?
Für Einnahmen: Wie viel Geld?, Wofür?, Wie ist die Einnahme dokumentiert (Rechnung, Scheck, ...)?

Beim Kartenverkauf (sowohl Vorverkauf als auch Abendkasse) sollten Einnahmen tagesgenau dokumentiert werden. Dies ist insbesondere für die Abrechnung der Tantiemen relevant.

Wechselgeldkasse

Thunis besitzt eine Wechselgeldkasse, die beim Ältestenrat angefragt werden kann. Es empfiehlt sich, die Kasse im Laufe des VVKs zu leeren, wenn ein Betrag >400€ erreicht wird. Vor Beginn des Kartenverkaufs sollte genügend Wechselgeld in den erwartbar häufigsten Wechselbeträgen (z.B. 2€-Stücke bei einem Ticketpreis von 3€) organisiert werden. Das Mensacafé kann außerdem oft Geldscheine wechseln. Der Verbleib der Wechselgeldkasse ist zu dokumentieren, insb. wenn diese von verschiedenen Personen gelagert/transportiert wird. Außerdem sollte die Kasse nicht unbeaufsichtigt im Theatersaal verbleiben, da dieser auch von Personen außerhalb Thunis betreten werden kann.